投稿日：2024年1月24日 | 更新日：2024年01月24日

Excelの関数を知っていれば、表計算やグラフの作成などが容易にでき、普段のビジネスにおいても業務効率が改善されます。

しかし、普段Excelを使用していない初心者であれば、

「関数にはどのようなものがあるのか」

「どのような場面で関数を使うのか」

「他にもどんな機能があるのか」

などの疑問があるでしょう。

そこで本記事では、初心者にもおすすめのExcelの関数について解説していきます。

Excelの関数は難しいイメージがあるかもしれませんが、実は初心者向けの7つの関数を覚えるだけでも、かなり業務の時間短縮が可能です。

これさえ読めば、誰でも簡単に基本のExcel関数を使いこなせるようになります。

Excelを活用すると何ができる？

Excelを使うことで、表計算や文章の作成、図表の作成ができます。

そもそもExcelとは、マイクロソフト社が提供している表計算ソフトです。

同社が提供しているWordと並び、世界的に有名なソフトで、PC教室でも教えていない所がないといっても過言ではありません。

ビジネスの場面でも売上を計算したり、グラフを作成してデータ分析をしたりすることが可能なため、導入していない企業は少ないといえるでしょう。

そのため、ビジネスの場面ではExcelは必須のスキルといえるかもしれません。

また、Excelの関数を知っておくと、かなり便利です。

Excelの関数を使うことで、計算や分析がしやすく、業務効率が向上するので、初心者の方でもぜひ、知っておくとよいでしょう。

Excelで使えるショートカットキーは？

Excelを使うときには、ショートカットキーが使えるといいでしょう。

ショートカットキーとは、キーボード上で指定のキーを押すことにより、様々な操作を素早く行える機能です。

マウスを使わないで操作するので、その分の時間が短縮できるため、業務効率につながります。

Excelのショートカットキーもたくさんあり、すべてを覚えるのは難しいですが、少しずつ慣れていきましょう。

初心者がExcelで知っておきたいショートカットキーは、以下の10個です。

便利に使えるExcel関数！初心者にもおすすめ

Excelの関数は無数に存在し、難しく感じる方も多くいらっしゃると思います。

そこで今回は、初心者におすすめの関数を入門編として7つピックアップしているので、確認していきましょう。

SUM関数

合計を計算する場合は、SUM関数を使います。

SUM関数はExcelのなかでも代表的な関数のため、ぜひ知っておきましょう。

SUM関数の使い方は以下の通りです。

まず初めに合計を出したいセルに「＝SUM（）」を入力します。

（）の内側に計算したいセルの範囲を指定しましょう。

セルの範囲をマウスでドラッグすることで（）の内側に「B1：B5」のように表示されます。

また、個別にセルを指定する場合は、Ctrlキーを押しながらセルを複数クリックすると「B1,B3,B5」のように表示されます。

最後にEnterキーを押すと、合計が出てきます。

簡単な計算式なので、初心者の方は実践してみましょう。

AVERAGE

平均値の計算をする場合には、AVERAGEを使いましょう。

初めに、平均値を出したいセルに「＝AVERAGE（）」を入力します。

次に、SUM関数と同様に（）の内側に対象データのセルの範囲を指定してください。

ドラッグすると「＝AVERAGE（B1:B5）」のように表示されます。個別でセルを指定する場合は、Ctrlキーを押しながらセルを複数クリックすると「＝AVERAGE（B1,B3,B5）」のように表示されます。

最後にEnterキーを押すと、平均値が出てきます。

データ分析をする際に平均値は必ず見るポイントなので、素早く分析するためにもAVERAGEは使えるようにしましょう。

ROUND関数

ROUND関数は、入力した値を指定した桁数に四捨五入して表示できる関数です。

ROUND関数も基本的な関数なので、しっかり押さえましょう。

ROUND関数の数式は「＝ROUND（数値,桁数）」です。

例えば「5780.456」をととのえたい場合、まず数値の部分を直接入力するか、対象のセル番地を入力します。

桁数の考え方は、以下の通りです。

桁数を1とした場合、「＝ROUND（5780.456,1）」と表示されます。

小数点第二位が四捨五入されるため、セルには5780.5と表示されます。桁数を-2と入力すると一の位が四捨五入され、5800と表示されます。

桁数を千円単位にしたい場合や、小数点以下の桁数が多い場合に有効な関数といえます。

見やすい表を作成するためには、ROUND関数を使用するとよいでしょう。

TODAY関数

TODAY関数は、本日の日付を自動で入力する関数です。

例えば、見積書や発注書などに使用できるでしょう。

TODAY関数は、指定したセルに「＝TODAY（）」と入力するだけで本日の日付が表示できます。

表示形式のタブから表示の仕方を変更でき、2023/1/1から令和5年1月1日などに変更することが可能です。

また、プルダウンメニューから「TODAY」を選択する方法もあります。

TODAY関数は、簡単に記載できるうえ、一度設定しておくと手入力をする必要がなく、素早く日付が表示できるので必要に応じて活用しましょう。

TEXT関数

書式の表示方法を正しく入力したいなら、TEXT関数を使うといいでしょう。

TEXT関数とは表示形式の設定ができる関数で、日付から曜日を設定したり、数値を桁切りにしたりすることが可能です。

TEXT関数は「＝TEXT（値,表示形式）」の入力で使用できます。

また、こちらは（関数の挿入）のボタンをクリックして入力することも可能です。

TEXT関数を使えば、日付と曜日がズレる間違いを防げるので、取引先に送る資料には、TEXT関数を設定しておくといいでしょう。

IF関数

IF関数は、条件に合わせてセルに表示される値を切り替えたい場合に使います。

IF関数もSUM関数と同様にポピュラーなので、押さえておきましょう。

例えば、テストの結果で80点以上なら合格、80点未満なら不合格のように条件ごとに表示を切り替えられます。

上述のテストの場合

＝IF（点数＞＝80,”合格”,”不合格”）

データが少ない場合は目視で確認しても大丈夫ですが、データが多いと条件ごとに集計することが大変です。

IF関数を使えば条件を設定でき、集計業務が楽になるので、ぜひ覚えてくださいね。

VLOOKUP関数

大量のデータから該当する箇所を検索したい場合には、VLOOKUPが使えます。

VLOOKUPはビジネスの場面でかなり使えるので、知っておくと業務効率が向上します。

VLOOKUPの活用方法としては、

「在庫のデータベースから在庫数や商品の価格などを検索する」

「データ入力作業で入力漏れがないか確認する」

などがあげられるでしょう。

使用するには、検索したい値と検索範囲・列番号・検索方法の4つを入力する必要があります。

大量のデータベースをもとに該当するデータだけを入力するなど、ビジネスの場面で便利な機能なので、ぜひマスターしましょう。

Excelで使うプルダウン理解しよう

Excelを使って効率的に作業を進めている場合は、プルダウン設定を使いましょう。

プルダウンとは入力したいセルを選択したときに、リストから選択してデータ入力ができる機能です。

プルダウンを使用することで、入力の手間が減り、入力ミスも減るので効率的に作業できます。

例えば、名前を入力する際に、同じ読み方でも漢字の読み方が違うと変換作業が手間になります。

あらかじめリストに名前を登録しておけば、入力ミスを防ぎやすくなるでしょう。

Excelを応用して活用しよう

プログラミングを使うと、Excelでの作業をさらに効率化できます。

今回は、Excelで使われるプログラミング言語としてVBAとpythonの2つを紹介します

VBA

VBAとは、Microsoft officeに搭載されているプログラミング言語です。

Excel上でプログラムを作成と実行することで、機能を拡張して、操作を自動化できます。

VBAはMicrosoft officeに搭載されているため、Excelの他にWordやPowerPointなどのソフトウェアでも使用可能です。

VBAが使えれば、これまで手作業でやっていたExcelでの作業を自動化し、大幅に業務効率を上げられます。

VBAは使えると大きな武器になるので、初心者でもデスクワークが多い方はいずれ挑戦してみましょう。

python

よりExcelを使って業務効率を上げたい方は、pythonを使ってみるといいでしょう。

pythonとは、プログラミング言語の一つでExcelでの作業を効率化できます。

pythonでExcelを操作し、Excelのファイルを読み込んだり、プログラム上で操作して、Excelのマクロを実行したり、グラフを書いたりすることが可能です。

反対に、Excelのファイルをデータに書き込むこともできます。

pythonを使うことで仕事を自動化・効率化できるので、これまでの日常業務が大幅に時間短縮できるでしょう。

最初はハードルが高いと感じるかと思いますが、pythonは簡単なプログラミング言語のため、Excelの操作に慣れてきたら挑戦してもいいかもしれません。

Excelは無料で使える？

Excelは基本的には有料ですが、無料で使える方法があります。

無料で使いたい方は、以下の3つの方法を検討しましょう。

Excelの体験版を使う

エクセル無料で使うには、体験版をインストールする方法があります。

Microsoft 365は最初の1か月を無料で使えるので、Excelを試しに使いたい方は、体験版をインストールするといいでしょう。

Microsoft 365はサブスクリプションのため費用を継続的に支払う必要がありますが、無料期間内に解約をすれば費用はかかりません。

初心者であれば、実際に表の計算やグラフの作成をして試してみるといいでしょう。

Excelのアプリ版を使う

Excelを無料で使いたい方は、アプリ版を検討しましょう。

アプリ版は、Android版やiOS版があり、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでダウンロードして使用可能です。

基本的な計算や関数、表作成は難なく使えるでしょう。

さらに、上述したExcelの体験版とは違い、無料で使い続けられます。

しかし、以下のように使えない機能があるので注意が必要です。

・マクロの作成や実行

使える機能が限られているので、アプリ版を使う際はデータの確認として使うとよいでしょう。

Googleスプレッドシートを使う

無料で使いたい場合、マイクロソフト社のExcelではなくGoogle社のGoogleスプレッドシートを使うのも一つの手段でしょう。

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトです。

Googleスプレッドシートは、Excelのようにソフトをパソコンにインストールする必要はなく、Webアプリケーションの一種なのでインターネットで使用できます。

Googleスプレッドシートは無料で使用でき、Googleのアカウントのみが必要です。

見た目もExcelに近いので、Excelを使ったことがある方は、すぐにGoogleスプレッドシートを使えるでしょう。

さらに、Web上で使えるので、リンクを知っていれば、Googleスプレッドシートのページを共有できます。

Googleスプレッドシートは、Googleドキュメントなどの他のアプリケーションとも連動ができ、無料で使えるので、代替での活用はおすすめです。

Excelのまとめ

今回は、Excelの関数やその他の機能について解説しました。

Excelを使いこなせれば計算やグラフの作成が簡単にでき、業務効率を向上させられます。

VBAやpythonについて知らなくても、SUM関数やAVERAGEなど基本的な関数を知っていれば、仕事の速度は高まります。

さらにExcelは分析ツールとしても活用可能です。

そのため、ビジネスにおいて、Excelを活用しない手はないので、Excelについて理解を深めていきましょう。

初心者の方は、最初は難しく感じると思いますが、少しずつ使える関数を覚えていきビジネスに活用してください。