投稿日：2024年1月24日 | 更新日：2024年01月24日

プレゼンテーションを行う際にPowerPointは必需品なので、自由自在に使いこなせたらいいですよね。

そのため、PowerPointを使いこなせるとよいでしょう。

しかし、なかには

「そもそも資料はどうやって作るんだろう？」

「資料作成のポイントがわからない」

などの疑問を持っている方もいらっしゃるでしょう。

そこで本記事では、PowerPoint作成方法とポイントについて解説します。

活用方法に不安を感じる方は、本記事を最後まで読んで参考にしてください。

そもそもPowerPointとは？

PowerPointは、WordとExcelに並び有名なソフトで、プレゼンテーションのスライドを作れます。

ではPowerPointでは具体的に何ができるのか、WordやExcelとの違いを見ながらより詳しく確認していきましょう。

PowerPointでできること

PowerPointを活用すれば、資料の作成が簡単にでき、プレゼンテーションを円滑に行えます。

PowerPointには、次の3つの特徴があります。

PowerPointを上手に活用できれば、事業計画や自分の意見をよりわかりやすく相手に伝えることが可能です。

WordやExcelとの違い

マイクロソフト社が提供している資料作成ソフトは、PowerPointのほかにWordとExcelがあります。

上記2つのソフトとPowerPointの違いは、特殊効果の有無です。

Wordは、文章の作成に特化したソフトです。ビジネスの現場では手紙や送付状、レポートなどに使用されます。

また、Excelは表の作成や、計算に特化したソフトです。請求書や見積書の作成、売上の集計などに使用されます。

どちらも資料を作成できますが、特殊効果はPowerPointだけの機能です。

特殊効果によって作成した資料に動きをつけ、図や文字を効果的に見せることができ、相手に伝わる資料を作成できるでしょう。

ビジネスの現場では、Word・Excel・PowerPointを用途ごとに使い分けることが大切です。

PowerPointのメリットは？

PowerPointのメリットは、次の5つです。

PowerPointのメリットを理解して、うまく活用していきましょう。

資料の画面表示

プレゼンの際に資料を画面に表示できるのは、PowerPointの大きなメリットです。

プレゼンテーションを行う際に、視覚的情報があるかどうかで記憶への残り方に影響します。

重要な文章を強調したり、図を使ったりすることでプレゼンの内容が強く印象づけられるでしょう。

また、アニメーションを活用することで、さらにインパクトを残せます。

口頭での説明だけでなく、PowerPointを活用することで影響力を高めやすくなり、プレゼンテーションを有利に進められるでしょう。

資料を印刷できる

PowerPointの資料を事前に印刷することで、プレゼンテーションを有利にできます。

事前に印刷したスライドを聞く人に渡しておけば、ページごとにメモが可能なので、プレゼンテーションの内容を記憶しやすくなります。

また、印刷した資料はプレゼンターの台本としても使えるので、円滑なプレゼンテーションにも役立つでしょう。

PowerPointの印刷機能は、かなり役に立つので活用しましょう。

プレゼンの際の補助機能がある

PowerPointには、プレゼンテーションの際に使える補助機能があり、上手に活用すれば、プレゼンテーションが成功しやすくなるでしょう。

例えば、補助機能の1つにリハーサル機能があります。

リハーサル機能を使えば、事前に行うプレゼンテーションにどれくらい時間がかかったかを記録することが可能です。

プレゼンテーションの資料は、作成して終わりではありません。

資料を使って内容を上手く説明できなければ、意味がなくなります。

リハーサル機能を積極的に活用して、プレゼンテーションの準備を十分に行いましょう。

数値結果をグラフや表にして使える

PowerPointでは、数値結果をグラフや表にして見やすく表現できるので、聞き手がイメージしやすくなり直感的に伝わるでしょう。

反対に、結果を数値や文章だけで表現すると、なんとなく文字だけが流れていってしまい、印象に残りづらくなってしまいます。

PowerPointを使えば、より視覚的に訴えかける資料の作成が可能です。

見栄えをよくする機能がついている

資料のデザイン性を高めることで視覚的にイメージしやすくなり、記憶にも残りやすくなります。

プレゼンテーションの内容も重要ですが、資料の見栄えをよくすることで、プレゼンテーションの成功率に影響する可能性があります。

初心者の方やデザインが苦手な方は、テンプレートを使うと簡単にデザイン性の高い資料作成ができるでしょう。

PowerPointでの資料作成方法

資料を作成する前に、作成手順とショートカットキーを確認しておくことで、作業が効率的に進められます。

PowerPoint初心者は、ぜひ活用しましょう。

PowerPointの作成手順

まずは、PowerPointの資料作成手順について解説します。

初めにPowerPointを起動して「新しいプレゼンテーション」をクリックします。

クリックするとプレゼン資料の表紙になる白紙の「タイトルスライド」が表示されます。

スライドを追加したい場合は、「ホーム」タブの「新しいスライド」の「▼ボタン」をクリックすると追加可能です。

次に、スライドのテーマを設定しましょう。

テーマを活用する際は、デザインタブのテーマから選択します。

テーマを活用することで、初心者でもデザイン性の高い資料を作成できます。

続けて、テキストに文章を入力していきましょう。

1枚目はタイトルを入力します。

2枚目以降はタイトルとコンテンツの入力です。

プレゼンテーションの内容にあわせて入力していきましょう。

また、PowerPointはWordと同様にテキストボックスを挿入が可能なため、必要に応じてテキストボックスも活用しましょう。

図の挿入をする場合は、挿入タブの画像を選択します。

挿入したい画像や図を選択すると、スライドに挿入できます。

画像や図が挿入できたら、配置を変えたり、サイズを調節したりしましょう。

最後に、プレゼンテーションの保存を忘れずに行いましょう。

保存方法はファイルの名前を付けて保存、または上書き保存を選択します。

作成した資料は忘れないように、こまめに保存することが大切です。

PowerPointで使うショートカットキー

ここでは。PowerPointで使用頻度が高いショートカットキーを紹介します。

ショートカットキーを覚えると、資料作成を効率的に行うことが可能です。

PowerPoint資料作成のコツは？

PowerPointで資料作成する際のポイントは、次の4つです。

 PowerPointの資料作成がプレゼンテーションの成功を左右する可能性もあるので、作成の前に確認しましょう。

スライドを増やしすぎない

PowerPointで資料を作成する際は、スライドを増やしすぎないように注意しましょう。

プレゼンテーションは、限られた時間のなかで情報を伝える必要があるため、スライドの数を増やしすぎはよくありません。

スライドが多すぎると時間が足りなくなったり、無理に情報を伝えようとして結局伝わらなかったりすることがあります。

スライドの枚数は、時間と内容にあわせて適切な枚数で作成しましょう。

そのため、資料を作成する前にプレゼンの時間と内容を確認することがおすすめです。

情報量を増やしすぎない

スライドの内容は、情報をコンパクトにまとめましょう。

PowerPointの資料は読む人が理解しやすく、プレゼンの内容が把握しやすいように作る必要があります。

1枚のスライドのなかに文章をたくさん書いても読みにくくなり、プレゼンの内容が理解しづらくなります。

スライドの文章はできるだけ端的に記載し、図表に置き換えるなどなど、見やすく作成することがポイントです。

スライドの作成は、1つのスライドにつき1つのメッセージを心がけましょう。

フォントは読みやすいものを選ぶ

読み手が読みやすいように、フォントは統一しましょう。

フォントが統一されていないと読みづらくなり、プレゼンの内容を理解する妨げになります。

Windowsで使えるフォントでは、メイリオや游ゴシックを使用するとよいでしょう。

どちらも太字に対応しており、強調箇所がわかりやすいことが特徴です。

フォントの設定もプレゼンの成功にかかわってくる可能性があるので、慎重に選びましょう。

装飾は最低限にとどめる

見やすい資料を作成する際は、装飾を最低限にとどめるのがポイントです。

1つのスライドのなかで色を多く使いすぎると、重要な情報が読み取りづらくなります。

資料を見やすくするには、使用する色を4色までに抑えましょう。

スライドの装飾を意識する際は、背景色・文字色・メインカラー・アクセントカラーの4つを意識することが重要です。

PowerPointでの資料の作成目的は、プレゼンを成功させることです。

そのため、内容も重要ですが、資料の装飾に気を配ることで印象が変わるでしょう。

PowerPointを無料で使うには

基本的にPowerPointを使う際は有料ですが、無料で使う方法もあります。

無料でPowerPointを使いたい方は、次の方法を試してみましょう。

Office Online

無料でPowerPointを使いたい方は、Office Onlineを使ってみましょう。

Office OnlineはソフトをPCにインストールするのではなく、Webブラウザで使用できるOfficeです。

PowerPointを使いたい場合、PowerPoint Onlineを利用します。

他の人とデータを共有・変更の自動保存・複数人での同時編集も可能です。

ただし、ショートカットキーなど、一部機能が使えなかったり、インターネットが使えない環境では使用できなかったりするので注意が必要です。

Officeアプリ

Officeアプリを使うことで、PowerPointを無料で使えます。

Officeアプリは、Officeソフトのアプリ版でandroid版とIOS版があるため、スマーフォンやタブレットで使用可能です。

PowerPointを使いたい場合は、無料のPowerPointアプリをインストールして活用しましょう。

初めにインストールする必要はありますが、移動中でもスマホやタブレットでPowerPointが使える特徴があるので、ぜひ利用してはいかがでしょうか。

Office 365の無料版

Office 365は、毎月または毎年定額の料金を支払うことで、使用できるサブスクリプション型のサービスです。

Office 365は、最初の1か月間のみ無料で使えます。

体験版を使うには、Webブラウザのサイトにアクセスして無料体験版を使いましょう。

試しにPowerPointを使ってみたい方は、Office 365を使うことがおすすめです。

ただし、2か月以降は有料になるため注意が必要です。

Googleスライドを使う

PowerPointを無料で使いたい方は、代わりにGoogleスライドを使うこともおすすめです。

Googleスライドとは、Google社が提供しているプレゼンテーション資料の作成や編集ができるツールです。

利用に必要なものはGoogleアカウントのみで、機能についてもPowerPointと大きな差がなくPowerPointが使える方であれば十分に使いこなせるでしょう。

また、Webで使用するので、仕事上でリンクを知っていれば社内でも情報を共有できます。

PowerPointと全く同じではありませんが、PowerPointの代わりにGoogleスライドを使ってもいいでしょう。

PowerPointでテンプレートを活用する

プレゼンテーションを行う際に、見栄えのよい資料を作成したいならテンプレートを活用しましょう。

テンプレートを使えば、「デザイン性が高い資料が作成できる」「見栄えが良くなることで、情報が伝わりやすくなる」と言ったメリットがあり、初心者にもおすすめです。

テンプレートを使えば1から作成する必要がないため、高いデザイン性の資料を効率的に作成でき、時間を短縮可能です。

また、見栄えが良く情報が伝わりやすくなれば、プレゼンテーションの成功率も高まるので積極的に活用しましょう。

PowerPointまとめ

今回は、PowerPointでの資料作成方法とポイントについて解説しました。

PowerPointはプレゼンテーションをする際の強い味方になります。

しかし、ポイントを押さえないで作成すると、内容が伝わりづらくなります。

プレゼンテーションを成功させるためにも、PowerPointは使いこなせるようにしましょう。