Excelの種類と使い方｜初心者向け完全ガイド | 通信講座・おすすめ資格の情報サイト

投稿日：2024年8月21日 | 更新日：2024年08月21日

Excelは、多くの種類と機能を持つデータ処理のツールとして、世界中で広く利用されています。

その多機能性から、どの種類のExcelを選ぶべきか、また、どの機能をどのように活用すればよいのか、初心者には迷うポイントが多いかもしれません。

本記事では、Excelの異なる種類とその特徴、便利な関数や操作方法、そしてグラフ作成や分析機能まで、初心者向けにわかりやすく解説します。

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記事の目次

「Excelの種類」について詳しく解説
Excelの便利な関数の一覧と使い方
Excelの表作成機能とその種類の活用法
Excelの基本操作と便利なツール
Excelの計算機能とその応用方法
Excelのグラフ作成と分析機能
Excelマクロとその活用法
Excel操作のトラブルとその対処法
まとめ｜Excelは便利！初心者でも恐れずに活用しよう

「Excelの種類」について詳しく解説

Excelは、Microsoftが提供するスプレッドシートソフトウェアであり、ビジネスや学業、日常生活でのデータ管理や計算に広く利用されています。Excelにはいくつかの種類やバージョンが存在し、それぞれの特徴や用途に応じて選択することができます。

Excelのバージョンの違い

Excelは、年々新しいバージョンがリリースされており、それぞれのバージョンには新機能や改善点が追加されています。

例えば、Excel 2010, 2013, 2016, 2019など、各バージョンには独自の特色があります。新しいバージョンでは、より高度なデータ分析機能やグラフィック機能が追加されていることが多いです。

Excel Onlineとは？

Excel Onlineは、クラウドベースのスプレッドシートサービスで、ブラウザを通じてExcelの基本的な機能を利用することができます。

特別なソフトウェアのインストールは不要で、Microsoftアカウントを持っていれば無料で使用することができます。リアルタイムでの共同作業や、どこからでもアクセスできる点が特徴です。

Excel for WindowsとExcel for Macの比較

Excelは、WindowsとMacの両方のプラットフォームで利用することができます。しかし、これらのバージョンにはいくつかの違いが存在します。

インターフェースやショートカットキー、一部の機能に差異があることがあります。しかし、基本的な操作や機能は共通しているため、どちらのプラットフォームを使用しても、スムーズに作業を進めることができます。

Excelの便利な関数の一覧と使い方

Excelは、データ分析や計算を助ける多数の関数を提供しています。これらの関数は、日常の業務や学業でのタスクを効率的に行うための強力なツールとなります。

以下では、Excelで使用できる主要な関数のカテゴリとその使い方について詳しく解説します。

数値計算に役立つ関数

SUM関数

概要：選択したセルの合計値を計算します。
使い方：=SUM(A1:A10)

AVERAGE関数

概要：選択したセルの平均値を計算します。
使い方: =AVERAGE(B1:B10)

MAX関数

概要：選択したセルの中で最大の値を返します。
使い方: =MAX(C1:C10)

MIN関数

概要：選択したセルの中で最小の値を返します。
使い方: =MIN(D1:D10)

文字列操作の関数

LEN関数

概要：文字列の文字数を返します。
使い方: =LEN(“Excel”)

CONCATENATE関数

概要：二つ以上の文字列を結合します。
使い方: =CONCATENATE(“Hello”, ” “, “World”)

LEFT関数

概要：文字列の左側から指定した数の文字を返します。
使い方: =LEFT(“Excel”, 3)

RIGHT関数

概要：文字列の右側から指定した数の文字を返します。
使い方: =RIGHT(“Excel”, 2)

日付と時刻の関数

TODAY関数

概要：今日の日付を返します。
使い方: =TODAY()

NOW関数

概要：現在の日付と時刻を返します。
使い方: =NOW()

DATE関数

概要：指定した年、月、日から日付を作成します。
使い方: =DATE(2023, 9, 29)

TIME関数

概要：指定した時、分、秒から時刻を作成します。
使い方: =TIME(12, 30, 0)

Excelの表作成機能とその種類の活用法

Excelは、データの整理や分析を行うための表作成機能を豊富に提供しています。

この章では、Excelでの表作成の基本的な手順や、データの見た目や操作性を向上させるためのヒントを紹介します。

テーブルの基本的な作成方法

新しいテーブルの作成
Excelを開き、新しいワークシートを選択します。データを入力した後、選択範囲をクリックして「テーブルの挿入」を選択します。
ヘッダーの追加
テーブルの上部には、各列の内容を示すヘッダーを追加することができます。
行や列の追加テーブルの境界にカーソルを合わせると、プラス記号が表示され、これをクリックすることで新しい行や列を追加できます。

セルの書式設定のヒント

フォントとサイズ「ホーム」タブの「フォント」グループで、フォントやサイズ、色を変更できます。
罫線の追加
「ホーム」タブの「罫線」ボタンを使用して、セルの境界に罫線を追加できます。
背景色の設定
「塗りつぶし」ボタンを使用して、セルの背景色を変更できます

データのソートとフィルタリング

ソート
テーブルのヘッダーをクリックすると、昇順や降順にデータをソートすることができます。
フィルタリング
ヘッダーの隣にあるドロップダウンアイコンをクリックすると、特定の条件に基づいてデータをフィルタリングできます。
高度なフィルタ
「データ」タブの「高度なフィルタ」を使用して、複数の条件に基づいてデータをフィルタリングすることができます。

Excelの基本操作と便利なツール

Excelは、データの整理や分析を行うための多彩な機能を持っています。しかし、その機能を活用するためには、基本的な操作やツールの知識が不可欠です。このセクションでは、Excelの基本操作と、作業の効率を向上させるための便利なツールについて解説します。

ショートカットキーの一覧

Excelの作業効率を向上させるためのショートカットキーをいくつか紹介します。

Ctrl + C選択したセルの内容をコピーします。
Ctrl + Vコピーした内容をペーストします。
Ctrl + Z
直前の操作を取り消します。
Ctrl + S
ファイルを保存します。
Alt + E, S, V
特別なペーストオプションを表示します。

これらは、Excelでの作業を迅速に行うための基本的なショートカットキーの一部です。

リボンとクイックアクセスツールバーの活用

リボン
Excelの上部に表示されるリボンには、さまざまなコマンドや機能がグループ化されて表示されます。タブをクリックすることで、関連するコマンドのセットを表示できます。
クイックアクセスツールバー
Excelの左上隅にあるこのツールバーには、頻繁に使用するコマンドを追加して、すぐにアクセスできるようにすることができます。

データの保護と共有の方法

データの保護
「レビュー」タブの「シートの保護」や「ワークブックの保護」を使用して、データの編集や削除を制限することができます。
データの共有
「ファイル」タブの「共有」をクリックすると、クラウド上での保存や他のユーザーとの共有オプションが表示されます。これにより、リアルタイムでの共同作業が可能となります。

Excelの計算機能とその応用方法

Excelは、単なるスプレッドシートソフトウェア以上のものです。強力な計算機能を持ち、日常のシンプルな計算からビジネスや研究での複雑なデータ分析まで幅広く対応しています。このセクションでは、Excelの計算機能とその応用方法について詳しく解説します。

オートフィルの使用方法

オートフィルは、連続するデータの入力を助ける機能です。

数値の連続入力
例えば「1」と入力したセルの右下の小さな四角をドラッグすると、連続する数値（2, 3, 4…）が自動的に入力されます。
日付や曜日の連続入力
「月曜日」と入力したセルをオートフィルすると、連続する曜日（火曜日、水曜日…）が自動的に入力されます。

複雑な計算のための数式の作成

Excelの数式バーを使用して、様々な計算を行うことができます。

基本的な算術計算
=A1 + B1で、A1とB1のセルの合計を計算できます。
関数の使用
=SUM(A1:A10)で、A1からA10までのセルの合計を計算します。
条件付きの計算
=IF(A1 > 10, “大”, “小”) で、A1の値が10より大きい場合は「大」と表示し、そうでない場合は「小」と表示します。

条件付き書式の設定

条件付き書式は、特定の条件を満たすセルに自動的に書式を適用する機能です。

値の範囲に基づく書式
例えば、セルの値が100以上の場合、背景色を赤にするなどの設定が可能です。
数式に基づく書式
=A1 > B1 のような数式を使用して、A1の値がB1の値より大きい場合に特定の書式を適用することができます。

Excelのグラフ作成と分析機能

Excelは、データの視覚化と分析のための強力なツールを提供しています。このセクションでは、Excelでのグラフ作成やデータの視覚化、そしてピボットテーブルとピボットチャートの基本について詳しく解説します。

グラフの種類と選び方

Excelにはさまざまなグラフの種類が用意されています。

折れ線グラフ
時間の経過とともにデータがどのように変化するかを示すのに適しています。
棒グラフ
カテゴリごとのデータの比較に適しています。
円グラフ
全体に対する部分の割合を示すのに適しています。

グラフの選び方のポイントとしては、伝えたい情報やデータの特性に合わせて最適なグラフを選択することが重要です。

データの視覚化のヒント

色の利用
グラフの色を変更することで、データの特徴やトレンドを強調することができます。
ラベルの追加
グラフにラベルを追加することで、データの詳細や説明を視覚的に示すことができます。
軸の調整
グラフの軸を調整することで、データの範囲やスケールを明確にすることができます。

ピボットテーブルとピボットチャートの基本

ピボットテーブルは、大量のデータを要約して分析するためのツールです。

データの集計
ピボットテーブルを使用すると、特定のカテゴリや条件に基づいてデータを集計することができます。
データのフィルタリング
特定の条件を満たすデータのみを表示することができます。
ピボットチャート
ピボットテーブルのデータを基に、視覚的なグラフを作成することができます。

Excelマクロとその活用法

Excelのマクロは、繰り返しの作業を自動化したり、複雑なタスクを簡単に実行するための強力なツールです。このセクションでは、マクロの基本から、その活用方法までを詳しく解説します。

マクロとは？：基本的な概念の解説

マクロとは、一連の作業を自動化するためのスクリプトやプログラムのことを指します。Excel内でのマクロは、VBA (Visual Basic for Applications) というプログラミング言語を使用して作成されます。これにより、手動で行うのが難しい複雑な作業も、ボタン一つで実行できるようになります。